Как выбрать конференц-зал: рекомендации

Рекомендации по выбору конференц-зала

Деловое, научное, культурное общение объединяют между собой ситуации взаимодействия - выставки, семинары, собрания, форумы, лектории и прочее. При организации столь масштабных мероприятий для нескольких компаний может выручить аренда конференц-зала. Чтобы помещение не создавало неудобств инициаторам и участнику, не стоит торопиться с выбором. Лучше изучить предлагаемый вариант с использованием объективных критериев.

Ключевые параметры

  • Местоположение и транспортная доступность. Оба фактора идут в связке, поскольку от них зависят затраты на реализацию логистического механизма. С точки зрения удобства выгодными представляются конференц-залы в центре - их проще найти, можно добраться на общественном маршруте. Аренда на периферии легко вводит в заблуждение иногородних участников события: объект подходит, если будет организован централизованный трансфер (от вокзала, аэропорта, гостиницы и так далее).
  • Техническое оснащение. Принцип "чем больше - тем лучше" здесь не работает, поскольку даже за бесполезные функциональные элементы придется заплатить. Поэтому заранее составьте перечень оборудования, которое должно присутствовать в конференц-зале в обязательном порядке, а что можно будет принести с собой: аудиосистемы, проекторы, экраны, видеоконференцсвязь, микрофоны для оратора и аудитории, индивидуальные мониторы и прочее.
  • Комфортность. В данную группу критериев входит сразу несколько параметров, включающих как средства регулирования микроклимата (кондиционеры, обогреватели и т. п.), так и достаточное количество туалетных комнат, точки питания в непосредственной доступности, зоны для курения и неформального общения, парковка для транспортных средств. Значение имеют и удобство мебельного наполнения, соответствие интерьера тематике мероприятия.

Если конференц-зал необходим главным образом для организации больших собраний, рассчитанных на десятки, сотни и даже тысячи участников, то аренда переговорной комнаты больше подойдет для спокойного обсуждения важных вопросов узким кругом лиц.