НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ АРЕНДЕ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА?

28 ФЕВРАЛЯ, 2018
Россия, 123112, г. Москва, Пресненская набережная, д. 12, оф. 82. Башня Федерация "Запад"
ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК
Крупные бизнесмены и научные сообщества стараются выбрать место для диалоговой площадки, соответствующее статусу участников и способствующее успешному процессу ведения переговоров и выступлениям спикеров. Лицам, планирующим взять в аренду конференц-зал, следует ознакомиться с рядом критериев оценки помещения, способствующих оптимальному выбору.
ВАЖНО ЗНАТЬ
В качестве первого шага нанимателю необходимо изучить вместительность конференц-зала, сопоставив ее с количеством участников предстоящего мероприятия. Слишком большое помещение, заполненное лишь наполовину, может создать у присутствующих впечатление неактуальности события. Заказчик, выбравший тесный конференц-зал в расчете на низкую явку участников, имеет риск столкнуться с дефицитом свободных мест на мероприятии. Оптимальным вариантом станет аренда помещения, в котором количество мест можно регулировать.

Немаловажным фактором, влияющим на процесс обсуждения и выступление спикеров, является степень оснащения конференц-зала необходимым оборудованием. Заказчику следует выбирать помещения, имеющие:

1. усилители звука, делающие речь спикера хорошо слышимой;
2. пульт, который используется модератором мероприятия для отключения микрофонов докладчиков, превысивших регламентированное время выступления;
3. цифровую панель для создания телемостов и отображения статистической информации;
4. высокоскоростное интернет-соединение, обеспечивающее участие в конференции удаленных собеседников;
5. систему синхронного перевода для зарубежных делегатов.

Также заказчику следует определиться с расположением конференц-зала. Лучше, если он будет находиться в черте города. Проезд к зданию диалоговой площадки не должен быть осложнен дорожными пробками. Если в мероприятии участвует много представителей других городов, рекомендуется выбирать помещение, расположенное в отеле.

Следует также обсудить с арендодателем детали конференц-сервиса. Предпочтение следует отдавать владельцам помещения, берущим на себя организацию фуршета. В случае размещения конференц-зала в отеле, рекомендуется попросить у арендодателя скидку на питание в столовой учреждения.